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無題で行こう

気の向くままに書きたいことを書いていきます。とりあえず無題でいきましょう。毎日いろいろありますよね♪

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「難しいことを分かりやすく話せる人」と「難しいことを難しく話す人」

雑感・日記

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■はじめに

筆者はシステム開発の仕事に携わっています。いわゆるユーザの方と話をすることもあれば、開発担当者の方と話をすることもあります。そんな中で、いつも感じることは、難しい事を分かりやすく説明するのは、とても難しいということです。一方で、難しいことを難しいまま、分かりにくく話する人がいかに多いかということです。これはシステム開発だけでなく、他のどんな仕事をしていても同じかもしれませんね。


■難しいことを分かりやすく話せる人

自分が理解していることや自分の考えを他人に正しく伝えるのは難しいことです。伝えるべき内容が難しいほど、その難度は高くなります。ましてや、相手とベースとなる知識水準の差異が大きくなると、難度はさらに高まります。

では、難しいことを分かりやすく説明するには、どうすれば良いでしょうか? これは永遠の課題と言っても大袈裟ではありません。筆者も会社勤めを始めてから20年近くになりますが、まだまだ上手くいかないことが多々あります。難しいことを分かりやすく話せる人というのは、羨ましいものです。


■難しいことを難しく話す人

自分のことはひとまず棚に上げておくとして…まわりを見ると、難しいことを難しく話す人というのが、いかに多いものかと感じます。中には意図的に相手が付いてこれないようにそうする人もいます。それはちょっと性質が悪いですが、多くの場合は自分は相手に理解してもらいたいと思いながら、なかなかそうはできていないのだと思います。


■なぜ難しく話してしまうのか?

難しいことを分かりやすく話すのは、非常に難しいことです。逆に、難しく話してしまうのは、いったい何故なのでしょうか? それを分析すれば、そうならないようにできるかもしれません。そんなわけで、そのあたりを分析してみましょう。


①ゴールが見えていない

そもそも、相手に何を求めるのか、そのゴールが自分で分かっていないと、話を聞いた相手も結局は「?」ということになります。現状を知ってもらいたいのか、判断してもらいたいのか、ゴールも分からず話を進めている間に、論点があちこちに分散して、何を言っていたのか分からないということになりかねません。


②ゴールがずれている

自分なりにゴールを定めて話をしたつもりでも、今本当に相手に伝えるべき内容とずれてしまっていると、これも結果として何を言っているのか良く分からないことになります。


③ゴールまでの道筋が悪い

ゴールは見定めた、そのゴールは相手の求めるところとずれはない。しかし、そこに向かうまでの道筋が悪いと、相手はゴールに辿り着くまでに疲弊して、最後までつき合ってもらえないということもあります。すなわち、話を進めるシナリオが良くないのでしょう。


④相手に合わせて話ができていない

専門的な話に専門的な用語が登場するのは、ある意味で当たり前のことです。しかし、専門用語というのは相手によっては当たり前のものではないことが往々にしてあります。それをそのまま使って話をしても、おそらく理解はされることがないのでしょうね。


■どうすれば「分かりやすく」なる?

つまり、前述したようなことをしないようにすれば、少しは分かりやすく話することができるのではないでしょうか。


①ゴールを見定める

話をした結果として、相手に何を求めるのか、まずはゴールを見定めることが一番大事です。ゴールを見定めて、最初に宣言してしまうと良いでしょう。すなわち「現状を報告します」なのか、「ご意見を伺いたい」なのか、それとも「ご判断いただきたい」なのかといったことです。それが分からないと、聞く側の立場としても辛いものですし、逆にそれがハッキリしていると、神経をそちらに向けることができるでしょう。


②ゴールまでの道筋を誤らないように

ゴールを見定めたら、そこまで辿り着く道筋を誤ってはなりません。難しい事項には、やはり難しいだけの要素があるのだと思いますが、ゴールに向けて寄り道してはなりません。ときには枝葉を大胆にバッサリと切り落として、論点を絞りこむ必要があります。ゴールに向けて、どれだけ最短コースで到達するか、それをシミュレーションして準備することです。


③相手に合わせる

専門的な用語は、話す相手に合わせて使わないといけません。ときには相手の得意分野の言葉に置き換えたり、相手の理解しやすい例を示すことが求められます。独りよがりに話をしても、絶対に上手くはいかないものです。


■さいごに

こうして考えると、事前に周到に準備することに尽きるように思います。難しいことを何の準備もせずに話始めても、たいてい相手には理解してもらえません。難しいことを分かりやすく話できる人というのは、よほど天才的な人でない限り、事前に充分な準備をして臨んでいるのだと思います。場数だなんだといっても、それは経験として準備と段取りが上手くできるようになった結果なのでしょう。日々の一つ一つの局面が、全ては訓練になるものだと思います。


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