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無題で行こう

気の向くままに書きたいことを書いていきます。とりあえず無題でいきましょう。毎日いろいろありますよね♪

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ビジネスマンのための「メールの印象をアップするフレーズ」をご紹介

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■はじめに

新社会人の皆さん、社会人になってからはじめてのゴールデンウィークも、あっという間に終わってしまいましたね。

さて、筆者は社会人になってはや20年近くになろうとしていますが、その間には、さまざまなコミュニケーションツールが登場してきました。しかし、ビジネスの用途としては、依然としてメールが主です。

記憶が定かではないのですが、筆者はメールの書き方やルールをきっちり教わったことがなかった気がします。今思えば、恥ずかしいメールや失礼なメールをたくさん撒き散らしてきたと思いますが、見よう見まねで、それっぽいメールを書けるようになりました。

そんなわけで今回は、メールに一文加えるだけで、何となく印象がアップするフレーズを紹介してみたいと思います。


■期限を設定する場合

ビジネスメールでは、何か依頼する際には、期限を設定するようにしましょう。期限を定めずに依頼すると、いつまでに回答すれば良いのかと、相手を困惑させることにもなりますので。

回答については、○月○日期限でお願いいたします。

さて、普通に書くとこんな感じになるのではないでしょうか。しかし、その後に次の一文を加えてみましょう。

なお、期限が厳しいようでしたら、ご一報くださいましたら幸いです。

いかがでしょうか? こちらの都合で、勝手に無理な期限でお願いするような時は、一文付け加えるだけでも、少し柔らかい印象になるものです。


■督促・催促する場合

期限を過ぎても回答がなく、催促や督促しなければならない場合もありますよね。しかし、催促というのはなかなか気が進まないものです。

先日にお願いさせていただいた○○の件ですが、状況はいかがでしょうか。


そんな場合は、冒頭に次のような一言を差し込んでみましょう。

万一、行き違いの際はご容赦ください。

郵送物が届かない、振り込みが行われていないなどの場合ですね。メールのやり取りの場合は、行き違いなんてことは、なかなかあり得ないのですが…。まあ、気持ちの問題というのもあるのです。


■電話してからメールを送る場合

いきなりメールを送る前に、電話で一言入れておくのは、場合によっては良いことです。

先ほど、○○様にお伝えさせていただいた件、念のためメールいたします。


しかし「念のため」などと言いながら、事前に電話で聞いてもいない、了承もしていない事柄をごちゃ混ぜに書いてこられると、あまり気持ちの良いものではありませんよね。気分が悪くなってしまいます。せめて次のような感じにしてみましょう。

先ほどは、突然のお電話にもかかわらず、ありがとうございました。
お電話と繰返しの内容もありますが、あらためてメールさせていただきます。

どうでしょう、なんだか奥ゆかしい印象になりませんか?


■結びのワンフレーズ

最後に、メールの結びには、次の一言を添えてみましょう。

ご多用中、誠に恐れ入りますが、よろしくお願い申し上げます。


何もないよりは、丁寧な感じを与えることができるでしょう。


■さいごに

筆者がよく使うフレーズをいくつか取り上げてみました。しかし実際、気にする人は気にするでしょうし、気にしない人は全く気にしないでしょう。

本当に大事なのはメールの内容であり、ビジネスメールでは、相手に伝えるべき内容が正しく伝わる文面かどうかが最も重要です。

印象がどうこうという部分にあれこれ時間を掛けるのは馬鹿らしいと思います。だからこそ、自分なりのテンプレート化してしまってはいかがでしょう?


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