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無題で行こう

気の向くままに書きたいことを書いていきます。とりあえず無題でいきましょう。毎日いろいろありますよね♪

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新入社員諸君に告ぐ、電話を取れ!取って取って、取りまくれ!

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■はじめに

新入社員の皆さん、入社してからはじめてのゴールデンウィークも、あとわずかになりましたね。学生時代の友人と会ったり、実家に帰ったり、家でのんびりしたりと、皆さんそれぞれ有意義に過ごしているでしょうか。

職場では、新入社員研修がまだ続いている人もいれば、ちょうど研修が終わって正式に配属が決まった人もいるでしょうか。また、研修もなくすぐに実務に配属された人もいるかもしれないですね。

さて、電話の応対についても研修で、もしくは研修でなくとも、先輩や上司から教わりましたか? 自分の席の周りで呼び出し音が鳴っている電話をちゃんと取っていますか? 周りで鳴っている電話は、全てあなたが取るつもりでいてくださいね。


■今のあなたにできることは?

「俺は電話番をするために会社に入ったわけではない」ですか? まあ、その気持ちは分からないでもないですし、その気概は大切です。

しかし、1年目のルーキーが活躍できるのは、プロ野球のスポーツ界など、ごく一部に限られています。その競技の共通のルールと常識の上で、わずか一握りの卓越した能力を持った選手だけが活躍できるのです。

普通の会社は、皆さんの知らないルールや常識で溢れています。その中で、取り立てて秀でた技術や専門知識を持たない新入社員が、1年目から人並みに仕事ができるわけがありません。

今の皆さんにもできることは、ごく限られています。そのうちの一つが、電話を取りつぐことなのです。


■ただの「電話番」ではない

ただし、ただの電話番と軽く考えてもいけません。電話を掛けてきた相手からすると、電話を取りついだのが誰なのかなんて、知ったことではありません。電話口でおかしな応対をされたら、それが新入社員だろうが、「なんだこの会社は?」と思われてしまうでしょう。

もはやあなたは、学生時代の気楽なサークル活動をしているわけではありません。いつでも辞めることができるアルバイトとも、重みが違います。

会社の中で掛かってきた電話に応対するということは、あなたの所属、もしくは会社の窓口として応対するということなのです。


■自分自身のためにも

そう言われると重苦しくて、気後れしてしまうかもしれませんね。しかし、あなた自身にとっても、周りで鳴っている電話を取ることには、少なくとも2つのメリットがあります。


一つは、あなたの所属にどんな人がいるか、また、あなたの所属の仕事相手が誰なのかをいち早く覚えることができる点です。一度・二度ほど電話を取りつげば、顔と名前は一致するでしょう。また、電話を取りついでいる間に、あなたの所属がどんな会社と仕事をしているのかについても、おのずと頭に入るでしょう。


もう一つは、あなた自身の存在をアピールすることに繋がる点です。誰よりも早く電話を取る。明朗な応答をする。丁寧な電話メモを書く。それだけのことと思うなかれです。
筆者も入社したての頃は、バカ正直に電話を取りまくっていました。先輩や上司を真似ながら、とにかく明るく丁寧に応対していました(しているつもりでした、が正しい?)。
そうしている間に、当時のグループ長(一般的な会社では課長職)からお褒めを貰ったことがあります。どうやら、お客さまの方からそのグループ長に、「非常に気持ちの良い電話応対をしてくれる人がいる」という話があったということです。まだろくに仕事もできない自分が、こんな形で声を掛けて貰えるとは…と、モチベーションが上がりましたね。まあ、実務をはじめてからは、その何十倍もお叱りをいただいたものですが…。


■失敗するなら今のうち

そうは言っても、現場にはいろんな電話が掛かってきます。まず、名前を名乗らない人。多くの場合は社内のお偉いさんですね。あなたにとっては、誰ですか? という感じでしょう。そんな時も、おそれずに聞けば良いのです。「大変恐れ入りますが、お名前をお伺いして宜しいでしょうか?」なんて言いながら。
反応は人それぞれでしょうが、そこで覚えてしまえば良いのです。

また、相手かまわず要件を一方的に話してくる人もいます。入社したばかりのあなたに分かるわけがありませんよね。なんてことはありません、分かる人に繋げば良いのです。最初は焦ってあたふたしても仕方ありませんが、何度か経験すれば、スムーズに応対できるようになるものです。

周りの人間も、最初のうちは失敗しても仕方がないと思っているものです。今のうちに、できるだけ早いうちに、いろいろな失敗を経験して、嫌な汗をかいておけば良いのです。新入社員と呼ばれなくなってからだと、周りは冷たいですよ。


■電話応対ができない人は仕事もできない

最近も、筆者の職場にいましたね。「○○(会社名の一部)なんとかの、えー、なんとかさんからです」なんて取りつぎをする人間が。5年目だか6年目だかになる男性職員です。もう、指導する気にもなりません。まあ、やはり仕事振りも残念な彼でした。悪い人間ではないのですが…。

1週間ばかりでも電話応対の様子を見ていると、仕事ができそうな人材かどうかが分かるものです。


■さいごに

筆者が新入社員の頃、配属先で初日の朝に直上司から言われたことを思い出します。「所属のメンバーの顔と名前をいち早く覚えること。そして、周りで鳴った電話は全て君が取ること。当面はそれが君の仕事」

そう言われたから、筆者もバカ正直に電話を取ったものです。皆さんも今のうちに、誰にも負けないと胸をはることができるよう、電話を取って取って、取りまくってみてください。絶対に自分にプラスになって返ってきますから。


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