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無題で行こう

気の向くままに書きたいことを書いていきます。とりあえず無題でいきましょう。毎日いろいろありますよね♪

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ちょっと仕事術~メモを活用しましょう

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■はじめに

筆者もサラリーマン生活がずいぶん長くなりましたが。若い頃に比べると立場も変わり、経験も重ねて知識量も多少は増えました(忘れたことも多いですが…)。しかし、日々の仕事において大事にすべき基本的なことは、変わることはないと思います。

毎日の仕事の中で、ちょっと意識しておくと良いかなという事柄の一つとして、先日は次のような記事を書いてみました。

そして今回は、報連相におけるメモの効能とその活用について、あらためて考えてみたいと思います。

■①報告前にメモを準備する

報告にあたっては、報告用の資料を作って行う場合と、特に資料を準備することなく口頭ベースで行う場合があると思います。今回は、口頭報告のケースを考えてみましょう。

口頭報告とは言っても、いきなり呼びつけられたような場合でもない限り、何らかの準備をしてから臨むと思います。その際には、必ずメモに書き出すということを習慣付けてみましょう。

いきなりメモを書きはじめる前に、まずは報告の目的を明確にしましょう。単なる情報共有(連絡)なのか、相談に繋げたいのか、了承を取り付けたいのか…といったことです。

それが整理できたら、メモを書きはじめましょう。文章でなくて構いません、むしろキーワードの箇条書きで充分です。ただし、先ほどの「報告の目的」と照らして、伝えるべき事柄がリストアップされているかが重要です。

報告のゴールを見据えてメモに書き出すことができたら、あとはそのゴールに向けて、報告のシナリオを組み立ててみましょう。そうすることで「こいつは何を言いにきたんだ?」と思われるようなことは、確実に少なくなっていくことでしょう。

これらを意識して習慣にしてしまえば、自ずとスムーズに報告ができるようになります。

■②報告中にメモを取る

いざ報告ごとを行うと、そこで質問されることが多々あると思います。回答を持ち合わせていない場合は、持ち帰り確認することになります。質問よりも強めの新たな指示が出される場合もあるでしょう。

いわゆる「宿題」ですね。報告の中で発生した宿題事項については、その場でメモに書く習慣を付けましょう。報告の最後にはメモに基づいて、もらった宿題を再確認することです。宿題事項の一つ一つを自分の言葉で反復することで認識の齟齬を無くし、さらに期限もコミットしてしまうのが良いです。

「ありがとうございました。では、宿題とさせていただいた○○と□□、△△に3点の事項は、今週中に再度報告させていただきます。」
といった形ですね。相手は何気なく質問を発することもあります。最後に確認することで、本当に持ち帰るべき事柄を取捨選択することにもなります。

そして、この確認はメモ書きを見ながら行うことで、ちゃんと書き留めていますよ、と相手にアピールするのが効果的です。メモの記載を指差し確認するぐらいでも良いと思います。

さて、宿題の回答を再報告するタイミングを迎えた際は、最初に「先日に宿題として3点いただきましたが、順に説明いたします」と切り出しましょう。最初の報告の際に取ったメモを見ながら切り出すのも良い作戦です。

■さいごに

長々となってしまいましたが、ポイントは2点です。

①報告前にはメモを準備する
メモは単なるメモにあらず、報告のゴールを見据えて書き出す!

②報告中にもきっちりメモを取る
宿題をメモする姿が相手は安心感と信頼感を与えます。

当たり前のような話かもしれませんが、習慣として実践できている人は案外少ない気がします。報告の相手や内容に応じて軽重はありますが、これをやらない人は手戻りが多く、また信頼もされていないように思います。
長くなりましたので、今回は、このあたりで失礼します…。


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