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無題で行こう

気の向くままに書きたいことを書いていきます。とりあえず無題でいきましょう。毎日いろいろありますよね♪

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ちょっと仕事術~レスポンスを大切にしてみましょう

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■はじめに

お正月休みも終わり、筆者の職場も通常業務が開始してからもうすっかりフル回転モードです。仕事って大変ですね…。考えてみると、生活の大部分の時間は仕事に割いているわけです。できることなら、スムーズにスマートに仕事をこなせた方が楽しいですよね。筆者もそうありたいと日々思っています。
しかしながら、仕事ぶりなんて、ある日から突然変わるようなものではありません。全ては日頃のちょっとした意識の持ち方の積み重ねです。そんなわけで、今回は仕事における「レスポンスの大切さ」をあらためて考えてみました。

■身近な例に学びましょう

身近なところにも、良いお手本があれば、悪い見本もあります。具体的なシチュエーションに照らして、良い例・悪い例をみてみましょう。

あなたが管理職の立場だとイメージしてください。あなたの部署では、ある会社から社用品を毎月10日に納品してもらっています。しかし、来月は当社都合で5日に納品してもらう必要があります。先方の営業担当には、あなたのチームのメンバー(※)から2週間前に連絡し、了承をもらっています。
月末近くのある日、あなたはふと、先方の担当が失念していないか不安になりました。虫の知らせというものがあるかもしれません。あなたはメンバーに対して、再度連絡しておくように指示しました。

※筆者は管理職の立場になって久しいのですが、「部下」という言葉を使うのが苦手です。言葉として言うのも、文字として表現するのも、どちらにしても、なんだかむずむずするのです。なぜだか分かりませんが…。なので、極力「メンバー」などという表現をするようにしています。

■メンバーの応対や、いかに?

さて、メンバーの応対ぶりはいかがでしょうか?

【Aさんの場合】
「連絡しました。やっぱり先方の○○さん、10日の納品と思っていたようです。来月は5日でお願いしますよと念押ししておきました。」

あなたが指示した後、5分後には上記のレスポンスが返ってきました。完璧ですね。こちらは5分あればできると思っている指示内容です。その通りに実行して、結果のフィードバックも速やかに行われましたね。


【Bさんの場合】
「あ、はい、連絡しておきましたよ。やっぱり10日の納品と思っていた(以下、Aさん同様)」

Bさんの場合、昼前になっても何も言ってこないですね…。こちらから聞いてみると、上記のような返答です。Aさんの場合と同様、結果的には○○さんに伝わりましたが、レスポンス(結果のフィードバック)がありませんでした。ちょっといかがなものかと思いますよね。


【Cさんの場合】
「あ、いや、まだ連絡していません。これから電話してみます。」

同じくCさんの場合も、昼前になってもレスポンスがありません。聞いてみると、こんな調子でした。最悪のパターンですね…。こちらは5分でできる指示内容だと思っていますので、5分で終わらしてくれることを当然のように期待しています。何時間待ったら終わるんでしょうか?イライラしますよね。


【Dさんの場合】
「分かりました。△社のご担当に昨日のお礼の電話を入れてから、すぐに連絡してみます。」

すぐに着手できない場合には、これは適切な受け答えですね。こういうコミュニケーションが行われると、他のメンバーに指示するなり、自分で連絡するなり、次の展開にすぐ繋がります。さっきのCさんも、何か至急の事案があったのかもしれませんが、そうだとしたらそれをすぐにレスポンスするべきでした。

■分かりやすい例でしたが

いかがでしょう。あなたの周りの「できる人」はどのパターンでしょうか?分かりやすい例を示してみましたが、先ほどの例から見てとれる、意識するポイントは次の3つです。

①必ずレスポンスする!
②すぐできることはすぐやる!
③すぐできない場合はその旨をレスポンス!

ちょっとしたことですが、これを意識して行動したことの積み重ねが、周囲からの信頼感に繋がります。

■さいごに

筆者も自分の行動と照らして考えると、なかなかAさんやDさんのようなアクションが取れないことも多いです。歳を重ねて立場が変わっても、基本をおろそかにしてはいけません…。日々精進していきたいと思った次第です。


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